Ежегодный отчет по НИР кафедр университета проводится в несколько этапов.
В течение года кафедры предоставляют сведения о научных достижениях в соответствующие структуры: о публикациях - в научно-педагогическую библиотеку ВГСПУ,о изменениях в кадровом потенциале - в отдел кадров, о подготовке кадров высшей квалификации - в отдел аспирантуры и докторантуры, о повышении квалификации ППС, проведенных научных мероприятиях и научных достижениях студентов - в научно-исследовательский отдел, о поданных и поддержанных заявках на конкурсы грантов - в отдел научных программ, грантов и проектов.
1 ноября текущего года Управление НИР предоставляет собранную в течение года информацию о научных достижениях кафедр в подразделения для ознакомления. В случае, если заведующий кафедрой выявил какое-либо несоответствие в показателях, он обращается в Управление НИР или в соответствующие структуры и корректирует информацию о достижениях, предоставляя документальные свидетельства(оригинал или ксерокопию публикации, автореферат и т.п.).
До 30 ноября текущего года Управление НИР совместно с кафедрами корректирует показатели, которые после 1 декабря ложатся в основу внутриуниверситетского рейтинга в соответствии с утвержденным Положением. Также в УНИР предоставляются текстовые отчеты по НИР, НИРС, отчеты НИЛ, НИЦ и НИИ.
На первой неделе декабря текущего года проводятся собеседования проректора по НР с заведующими кафедрами по итогам НИР за год.
График собеседований проректора по НР с заведующими кафедрами, требования к текстовым отчетам о состоянии и результатах НИР и НИРС кафедр за 2012 г., текстовым отчетам НИЛ, НИЦ за 2012 г., бланки планов по НИР, НИРС, НИЛ на 2013 г. см. на сайте университета: главная страница, Наука, Управление НИР.